Consejos para elegir el banquete de bodas (III)

“¡Qué festín, qué festín!
Un banquete de postín
Ahí está la servilleta
Da comienzo ya el trajín”

Con estas líneas comienza la conocida canción de la “Bella y la Bestia” (tan de moda justo en estos tiempos por la nueva versión que actualmente se encuentra en cartelera), y así es, más o menos, como muchos nos imaginábamos un banquete de bodas cuando éramos más pequeños. La realidad no dista mucho de esta imagen de candelabros mágicos atareados dando a elegir platos y recogiendo cubertería a mil por hora. Sin embargo, a la hora de elegir el banquete de bodas (ya más mayorcitos), hay aspectos legales que es conveniente que tengamos en cuenta para que todo acabe tan estupendamente como en esta fábula de Disney.

El primer paso es saber que, necesariamente, tenemos que tener un contrato. Este tipo de servicios, incluso cuando el número de invitados no sea especialmente numeroso (bodas hay de 20 invitados a 500), suelen tener una cuantía importante y un nivel de detalle y circunstancias que hacen que sea más aconsejable que nunca que todo esté bien recogido en un contrato. Así, habrán de reflejarse temas como:

Aforo: Hay que tener en cuenta las limitaciones físicas del local a la hora de elegir el banquete de bodas:

• Qué número de comensales máximo puede tener.
• Cuántas mesas, de qué forma y con cuantas personas por mesa.
• Hasta cuándo se puede modificar ese número (días de preaviso antes de la ceremonia). Etc…

También es importante determinar si se aceptan menores de edad, en qué condiciones y si están ubicados en las mesas comunes con sus padres o en mesas aparte solamente para niños, ya que de esto dependerá si es preciso o no contar con un cuidador especial, entre otras cosas.

Menú y dietas, lo más delicado para elegir el banquete de bodas

El menú, como no, es un elemento indispensable de la boda. A las circunstancias habituales cómo número de canapés o el horario de servicio habrá que añadir otros temas más específicos, como la ubicación de los entremeses previos, si habrá o no servicio de camareros (y cuantos por invitado) la duración prevista de cada momento del banquete, los platos específicos que se servirán y, muy especialmente, las opciones para aquellas personas que (por elección o por necesidad de salud) deban tener una dieta especial.

Este tipo de circunstancias deben quedar clarísimamente reflejadas, a ser posible con nombre y apellidos de los comensales afectados. Es la mejor manera de evitar cualquier intoxicación, alergia o similar y que el organizador se tome este aspecto con la seriedad e importancia que merece.

Para elegir el banquete de bodas, es conveniente realizar una prueba previa del menú, y delimitar si está o no incluida en el precio pactado (y para cuantas personas). Además, para que todo salga a la perfección, conviene tener en cuenta las siguientes circunstancias.

1. Necesidades especiales de acceso y movilidad: En una boda se reúnen personas con necesidades de acceso muy diferentes (sillas de bebe, sillas de ruedas, personas de movilidad reducida con bastones o muletas, con alguna minusvalía…). Debemos considerar la posibilidad de que todos puedan llegar al salón del banquete de bodas o a la zona de bailes con facilidad. Saber si existe (o es necesario) ascensor, o si el mismo está adaptado a silla de ruedas. Es fácil que así sea, ya que los restaurantes y espacios abiertos al público tienen la obligación de estar adaptados. Sin embargo, debemos tener en cuenta al elegir el banquete de bodas que, en ciertas ocasiones, pueden surgir dificultades extra (zonas de jardín sin acceso para sillas etc). Si tenemos todo previsto para exponerlo en el momento de la prueba, el organizador podrá proporcionarnos las mejores opciones para nuestros invitados.
2. Enseres: Es importante conocer y especificar el tipo de mesas, sillas, cubertería, manteles y decoración que se utilizará, para evitar que difiera mucho de aquella que nos hayan enseñado previamente.
3. Horario: Tener claramente delimitado el horario (de entrada y salida) y las posibilidades y consecuencias de incumplirlo nos ayudará a tener claro qué podemos/debemos exigir al organizador/restaurante. Si es una boda de mañana y tenemos horario límite, es posible que a las 18:00 tengamos que abrir los aspersores y empezar a desalojar invitados para que entre el siguiente turno (la boda de noche), cosa que no será necesaria si queremos elegir el banquete de bodas con horario ilimitado. En cualquier caso, incluso cuando el horario sea “ilimitado”, como suele figurar en las ofertas de promoción de los salones de bodas, habrá ciertos topes exigidos por la normativa de establecimientos aplicable en el Municipio donde nos encontremos, según dónde esté el restaurante (tendrá que cerrar a las 01:00, 03:00 o a alguna hora de la mañana).
4. Barra libre: Delimitar el momento exacto en que empieza, si su limitación es horaria (1, 2, 3, 4 horas…) o por copas (tantas por invitado, con necesidad o no de ticket, hasta fin de existencias…) es tan importante como conocer el tipo de bebidas que se servirán, la carta, si algunas son consideradas premium y en base a qué criterios… También aquí es conveniente conocer si habrá algún tipo de penalización en caso de que se rompa alguna copa o vajilla (lamentablemente más habitual de lo que sería deseable).

Prever la forma de pago al elegir el banquete de bodas

En todos los casos deberá quedar claro el precio, las posibles opciones adicionales y su sobrecoste (precio por copa extra, hora adicional de barra libre…), incluidos impuestos. No nos olvidemos de la forma de pago, ya que es habitual exigir por parte del organizador un primer pago a modo de fianza. Puede suponer hasta el 50% del total presupuestado.

Este tipo de pagos, en la medida de lo posible, son más seguros por transferencia, indicando claramente en el concepto de la misma que son como fianza o de primer plazo de pago del banquete de bodas y su fecha. Estos datos podrán servir como prueba en caso de acontezca cualquier problema.

Y por supuesto, cerrar cuanto antes estos detalles al elegir el banquete de bodas para disfrutar al máximo. Quedan otras muchas cosas de las que ocuparse aún y que trataremos en el siguiente post de esta serie temática sobre los aspectos legales para preparar una boda. Como podéis comprobar, ¡¡da para mucho!!