Pasos básicos para hacer una factura
Desde un punto de vista legal, una factura es un documento obligatorio que sirve como prueba de una operación comercial para fines tributarios. De este modo, se deja constancia de una operación económica, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio, y en dicha factura debe figurar toda la información necesaria sobre la misma a efectos fiscales.
Una factura ordinaria debe recoger obligatoriamente una serie de datos que identifican ambas partes de una transacción, así como el montante total de la misma, y del cual deja constancia el documento.
El contenido obligatorio de una factura es el siguiente:
– El número de factura, que debe pertenecer a una serie correlativa y acorde al orden cronológico de emisión. Por este motivo, si no se utiliza un programa que enumere automáticamente, es conveniente tener siempre a mano la última factura realizada, pues la nueva llevará en su encabezamiento el número siguiente.
– Fecha de expedición, que debe corresponderse al día en que se emite el documento. Aunque no se haya entregado ese mismo día la factura, ésta debe llevar la fecha del día de emisión, pues si se hace otra en fecha posterior deberá llevar una enumeración correlativa.
– Nombre y apellidos o la razón social de la empresa, dependiendo a quien vaya destinada la factura. El documento deberá contener los datos de identificación tanto del emisor como del destinatario. Así, deberá hacer constar su nombre y apellidos, así como su dirección postal completa y su DNI (número del Documento Nacional de Identidad). Es lo que se denomina como identificación fiscal o datos fiscales. Y en el documento también deben aparecer los del destinatario, sea igualmente una persona física (deberían ponerse los mismos que usted) o una empresa. De ser así, lo que se pondrá es la denominación social: nombre fiscal de la empresa, dirección postal y NIF (Número de identificación Fiscal). De este modo ya constarán legalmente ambas partes en el documento, que también ambas firmarán y/o sellarán a la entrega para dar su conformidad.
Obviamente también sería válido, e igualmente obligatorio, hacer constar la documentación de cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que haya realizado la operación el obligado a expedir la factura. Y en el caso de ser una persona física extranjera con documentación española, su carnet se denomina NIE (Número de Identidad de Extranjero).
– Los impuestos que deben aplicarse a la factura también deben hacerse constar. Y de forma desglosada. O sea, se especificará por separado la parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura.
Los impuestos son lo que se denomina tipos impositivos. Es decir, la cuota tributaria o, en su defecto, la indicación de que la operación está exenta de impuestos. En tal caso, hay que referenciar las disposiciones que así lo regulan. Es el caso del IVA, cuyo tipo (4, 10, 18 o 21%) dependerá de los servicios prestados por los cuales se expide la factura.
– Retenciones. En la factura debe aplicarse una retención del 19% en concepto de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Una cantidad sobre el montante total de la factura que retendrá el destinatario y la liquidará en su momento a la Agencia Tributaria a cuenta del emisor.
