“Es aconsejable ponerse en manos de especialistas para crear la factura electrónica y evitar oportunistas”

Entrevista a Alejandro Allende, director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, para abordar la transformación digital de las empresas, que pasa por la adaptación de la contabilidad al entorno digital.

Pregunta.- ¿Puede una empresa vivir al margen de la transformación digital?

La transformación digital está presente en casi todas nuestras acciones en el día a día: al comprar online, la forma de buscar información, de orientarse, al tomar decisiones, etc. El mundo está cambiando a una velocidad muy rápida, y si no nos adaptamos, estaremos desfasados en muy poco tiempo. Las empresas (al igual que las personas) no pueden vivir al margen de los cambios que se producen en el entorno que nos rodea. Si buscan mantenerse competitivas en el mercado, deben estar preparadas para afrontar las tendencias y resolver las nuevas necesidades y retos de los clientes.

Pregunta.- ¿Cómo puede prepararse una empresa para afrontar este nuevo contexto?

En primer lugar, deben asegurarse de contar con la tecnología adecuada que les permita cubrir satisfactoriamente con las nuevas exigencias, retos y necesidades que exige el mercado (y la transformación digital). Es la tecnología la que permitirá a las empresas automatizar sus procesos, ser más digitales y ofrecer mayor inmediatez en sus servicios. Sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente. Las empresas deben asegurarse de contar con los trabajadores idóneos que les permita maximizar estas ventajas e incorporarlas en sus tareas del día a día.

Pregunta- ¿Cómo impacta la transformación digital de la Administración Pública en las empresas?

La transformación de la propia Administración Pública tiene un impacto directo en todas las empresas, a través de la presentación de impuestos, declaración de la renta, facturación electrónica, notificaciones electrónicas de las administraciones públicas, etc. En este contexto, es recomendable y rentable que las empresas adopten la transformación digital. Esto les traerá un rédito y permitirá aprovechar las aventajas que ofrece, como es el acceso a la información que pone la Administración Pública a nuestra disposición y el control que dichas herramientas proporcionan. Si utilizamos la transformación digital a nuestro favor, podremos automatizar procesos, informes y tareas de poco valor que nos permitirá ahorrar tiempo y recursos, los cuales se podrán invertir en nuevas tareas que generen más valor para la empresa.

Pregunta.- ¿Cuál es la siguiente revolución digital que deben tener en cuenta las empresas para estar al día?

La obligación del uso de la factura electrónica para el intercambio de facturas entre empresas.

La aprobación de la Ley Crea y Crece va a tener un impacto de gran calado, ya que su carácter obligatorio va a forzar a todas las empresas a revisar sus procesos de gestión y a implementar tecnología adecuada para cumplir con la norma. Deberán, de forma obligatoria, intercambiar facturas en formatos estructurados estándar, firmadas electrónicamente mediante el uso de certificados electrónicos y depositándolas en las distintas plataformas de factura electrónica que el mercado ofrezca, mediante servicios web.

Pregunta.- ¿Cómo impactará la Ley Crea y Crece a las PYMES y autónomos?

La facturación electrónica implicará un cambio en las reglas de juego. Ni el papel ni el PDF serán formatos válidos en el ámbito B2B. Esto significará la eliminación de procesos manuales, y a cambio se logra la trazabilidad que permite verificar quién ha emitido la factura, la garantía de que la información no ha sido alterada, que el contenido de la factura es correcto, la reducción de los plazos de cobro, la eliminación de los procesos contables manuales, etc.

Por lo tanto, será necesario que emisor y receptor dispongan de la tecnología adecuada para generar la factura, validarla y cumplir con el resto de los requerimientos obligatorios.  El mercado se está preparando para ofrecer las soluciones necesarias para que las empresas puedan resolver esta problemática. En mi opinión, es necesario ponerse en manos de un especialista en este tipo de soluciones que te asesore sobre la mejor manera de que tu organización se adapte a este cambio y huir de los oportunistas que sólo quieren hacer negocio fácil, provocando muchas veces a costa de un mal resultado. Este escenario se ha repetido muchas veces en los últimos años y no nos es ajeno a quienes nos dedicamos a esto.

Pregunta.- En conclusión, ¿cuáles son las ventajas que se derivan de la transformación digital a la factura electrónica entre empresas?

Supone un avance en la digitalización de la cadena de aprovisionamiento. Se digitalizará y automatizarán los procesos de compras y facturación de proveedores, se acortarán los procesos de aprobación y se automatizará el registro contable de las mismas en el ERP. Desde el punto de vista de ventas, se reducirá el tiempo de entrega y cobro de las facturas, y se ampliará el control sobre el estado de tramitación de estas. En general, los procesos automatizados permitirán disminuir los errores humanos asociados a la gestión manual, así como optimizar los esfuerzos y tiempos dedicados a las tareas repetitivas y habituales de las organizaciones permitiendo enfocarse en tareas de más valor.