Ficheros de solvencia: qué son, cómo funcionan y bajo qué criterios se puede incluir a un deudor
Lo primero que hay que señalar es que los ficheros de solvencia patrimonial y crédito (que así se llaman) en los que normalmente una persona puede figurar por haber impagado algún servicio, préstamo, etc., son ficheros privados, inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos y regulados por la Ley Orgánica de Protección de datos personales y el Reglamento que la desarrolla.
El funcionamiento de los ficheros es bastante sencillo: Se nutren de la información con la que las empresas adheridas a ellos les proveen y, sobre la base de esa información que suministran, también pueden consultar.
Básicamente y como regla general, una entidad de crédito, una empresa de telefonía o de suministros de gas o agua o cualquier otra que esté adherida a los ficheros de solvencia que operan en España, podrá incluirnos en ellos cumpliendo una serie de requisitos que se regulan en el Reglamento que desarrolla la Ley Orgánica de Protección de Datos:
- Debe existir una deuda cierta, vencida, exigible, que haya resultado impagada.
- No deben haber pasado más de seis años desde la fecha en que hubo de procederse al pago de la deuda o del vencimiento de la obligación o del plazo concreto.
- Se debe realizar un requerimiento de pago previo a la inclusión en el fichero a la persona obligada al pago de la deuda.
Una cuestión que lleva en ocasiones a error a personas que son incluidas en los ficheros es la existencia de una reseña en la redacción original en el Reglamento que indicaba que respecto a la deuda no debía haberse entablado reclamación judicial, arbitral o administrativa. Y digo que en ocasiones conduce a errores porque ese epígrafe fue anulado y desapareció de la legislación tras una Sentencia que dictó el Tribunal Supremo. Es decir, actualmente esa circunstancia como tal ya no determina la imposibilidad de inclusión de una deuda en el fichero de solvencia.
Los datos que sobre el deudor se suministran al fichero son lo que la Ley llama pertinentes, exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. Es decir, el acreedor no incluye en los ficheros más información que la necesaria:
- Identificación del deudor
- Origen e importe de la deuda
En cuanto al segundo requisito la legislación es clara en cuanto a que los datos de un deudor no podrán mantenerse en el fichero más de seis años (haya abonado la deuda o no) lo cual siempre ha dado lugar a posiciones contrapuestas sobre si se debe penalizar así una imposibilidad de cobro o, visto desde el punto de vista opuesto, se debe beneficiar al que, sin haber pagado, ve eliminados sus datos de este tipo de registros. El razonamiento jurídico que se ha ofrecido por los Tribunales para justificar ese límite de permanencia ha sido la necesidad de que “el dato sea veraz, pero también actual”.
Al margen de los anteriores y a mucha distancia de ellos, para mí el requisito más interesante para la inclusión en ficheros de solvencia patrimonial y crédito (consideraré una victoria que, tras la lectura de este artículo, dejemos de denominarlos “ficheros de morosos”) es el requerimiento de pago que debe hacer el acreedor antes de incluir sus datos en el fichero.
De una manera muy rápida y sencilla podemos decir que, ese requerimiento de pago debe ser anterior a la inscripción en el fichero, referido a una deuda concreta y el acreedor debe ser capaz de acreditar que lo ha hecho. Esto último da lugar a errores en el deudor que hay que clarificar. En ningún caso la Ley o el Reglamento exigen que ese requerimiento, para poder acreditar su realización, deba hacerse mediante cartas certificadas con acuse de recibo, burofaxes o medios similares. Muchas Sentencias de la Audiencia Nacional (Tribunal que conoce los recursos en esta materia) sientan las bases señalando que si bien el acreedor debe estar en condiciones de acreditar que ha requerido el pago, hay múltiples formas de poderlo hacer por medios diferentes a los indicados anteriormente.
El sistema más extendido actualmente es el envío de una carta al domicilio del deudor por parte de un tercero ajeno a quien reclama la deuda, es decir, una empresa que presta el servicio de impresión, ensobrado, manipulación y puesta en correos. En esa carta se solicita la regularización de la deuda y se informa de las consecuencias de persistir el impago que pueden ser diversas (vencimiento anticipado de la deuda, inicio de reclamación judicial y, por supuesto, inclusión en el fichero de solvencia).
¿Cómo permite la legislación y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) acreditar que se ha efectuado el requerimiento de pago por medio de este sistema? Porque el prestador del servicio descrito, además, es capaz de controlar si el correo es devuelto por rechazado por el destinatario, desconocido, etc., certifica todos los pasos referidos y la fecha de realización de los mismos y, tal y como exige la AEPD, conserva digitalizada la carta enviada a cada uno de los deudores.
El sistema funciona mediante un axioma muy sencillo (aunque la simplificación de mi explicación me pueda crear enemigos entre mis compañeros especialistas en la materia):
Si usted ha recibido siempre todas las comunicaciones que se le enviaban a ese domicilio y no ha comunicado ningún cambio de domicilio al acreedor, ¿por qué no va a haber recibido el requerimiento?
Que el sistema descrito sea el que se está usando de forma más generalizada para acreditar la realización del requerimiento de pago, no quiere decir que sea el único y, con el paso del tiempo y la imparable evolución de la comunicación veremos, sin duda, como antes de lo que imaginamos, se generalice la realización de esos requerimientos a través de diferentes formas de comunicación.
Finalmente existe un último requisito al que muchas veces se presta menos atención porque queda fuera del ámbito de actuación del acreedor y es el responsable del fichero de solvencia patrimonial y crédito (recuerden, desterremos otras formas de denominación para hacerme feliz) quien debe cumplirlo.
Éste debe comunicar al deudor que sus datos han sido incluidos en el fichero y, en concreto debe hacerlo en el plazo de treinta días desde dicho registro informando de los datos personales incluidos y de la posibilidad de ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
En síntesis, estos son los requerimientos legales que se cumplen para incluir una deuda en un fichero de solvencia patrimonial y crédito, lo que no excluye, en ningún caso, que el deudor pueda y deba, si no está conforme, defender sus derechos en las instancias que corresponden.
